Bestandsmeldung der Sportvereine

Der Zeitraum, der für alle Mitgliedsvereine des Landessportbundes verpflichtenden Bestandsmeldung, beginnt jeweils am 15.12. und endet am 31.01. des Beitragsjahres. Bis zu diesem Zeitpunkt sind unsere Sportvereine dazu aufgerufen, die jeweils aktuelle Mitgliederstatistik (Stichtag 01.01.) über das VereinsPortal abzugeben.

Die Mitgliederzahlen müssen dabei nach Jahrgängen und Geschlecht getrennt erfasst werden. Erst nach Abgabe der kompletten Bestandsmeldung kann der Verein einen Antrag auf Sportförderung stellen. Die Daten der Bestandsmeldung bilden die Grundlage für die Erstellung der offiziellen Mitgliederstatistik des Landessportbundes Sachsen (LSB). Daraus ergibt sich für den LSB der Mitgliedsbeitrag im DOSB, die Versicherungsprämie zur ARAG–Sportversicherung, die Pauschalzahlungen an die VBG für nebenberuflich tätige Übungsleiter*innen sowie an die GEMA für Veranstaltungen lt. Vertrag mit dem DOSB.

Nur bei korrekter Angabe und Zuordnung aller Vereinsmitglieder besteht für ihren Verein Anspruch auf Sportförderung sowie auf Leistungen aus den oben genannten Gruppenverträgen. Die ausgewiesene Anzahl an Vereinsmitgliedern wird für jeweils ein Kalenderjahr als verbindlich betrachtet. Weder das Ausscheiden noch der Eintritt von Mitgliedern führen zu einer Veränderung der Berechnungsgrundlagen. Das heißt, die zum Stichtag 01.01. gemeldeten Mitglieder werden sowohl zur Beitragsberechnung als auch ggf. zur Sportförderung herangezogen.

Neugewonnene, Sport treibende Mitglieder sind ebenfalls sportversichert, wenn sie im Verein mit Eintrittsdatum erfasst sind und ihren Mitgliedsbeitrag im Verein bezahlt haben.

Rechtzeitig die vereinsinterne Vorbereitung angehen

Die Bestandsmeldung erfordert eine rechtzeitige vereinsinterne Vorbereitung zur Prüfung, Aktualisierung und Übermittlung der Vereins- und Funktionärsdaten sowie der Mitglieder- und Sportartenzuordnungen.

Eine ausführliche Zusammenfassung haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengestellt.

Hinweise zur Erfassung der Mitgliederstatistik

Die Erfassung der Mitglieder erfolgt jahrgangsweise und nach Geschlechtern getrennt (A-Zahl). Eine Unterscheidung in „aktive“ und „passive“ Mitglieder bzw. zeitlich befristete oder fördernde Mitgliedschaften erfolgt nicht.

Außerdem ist jedes Vereinsmitglied der Sportart zuzuordnen, die es betreibt (B-Zahl). Grundlage für die Zuordnung ist die jeweils aktuelle Sportartenliste des LSB. Auf der Grundlage der Meldung der Vereine erfolgt die Bestandsmeldung des LSB an den DOSB. Es wird dabei unterschieden, ob die Sportart (gesamte Abteilung) innerhalb eines Landesfachverbandes betrieben wird oder nicht. Grundlage der Zuordnung ist die Meldung durch die Landesfachverbände an den LSB, ob der Verein aktives Mitglied im für die Sportart zuständigen LFV ist.

Folgende Varianten zur Eingabe der Mitgliederdaten sind im VereinsPortal möglich:

Manuelle Eingabe
Übernahme und Anpassung der Vorjahresdaten
Einlesen einer durch Ihr Vereinsverwaltungsprogramm oder auf anderem Weg erzeugten Austauschdatei

Unterstützte Formate der Austauschdatei:

einfache Tabelle (xlsx- oder csv-Datei):
- Im XLSX-Format muss das Tabellenblatt den Namen "Mitgliederliste" haben
- Die Spaltenüberschriften müssen genau mit "Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Abteilungen" benannt und in der Datei enthalten sein.
- Bitte beachten Sie die vorgegebenen Sportartennummern (=Abteilungsnummer) für das VereinsPortal
- Die Gesamtmitglieder (A-Zahl) werden aus Abteilungsmitgliedern automatisch berechnet, Personen mit gleichem Namen und Geburtsdatum werden für die A-Zahl nur einfach gezählt.
- Jedes Mitglied darf nur einmal pro Abteilung/Sportart aufgeführt sein.
Muster-Vorlage:Austauschdatei.xlsx
DOSB-Schnittstellen-Datei aus Ihrem Vereinsverwaltungsprogramm exportiert

Quelle: Landessportbund Sachsen e.V.

Hilfe und Unterstützung bei der Abgabe der Bestandsmeldung

Zur Unterstützung bei der Abgabe der Bestandsmeldung im VereinsPortal haben wir ein Anleitungsvideo (Tutorial 3) und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung im PDF-Format als Download erstellt.

Vor Ort stehen Ihnen die Mitarbeitenden der zuständigen Kreis- und Stadtsportbünde mit Rat und Tat zur Seite. Zusätzlich bieten die KSB/SSB regelmäßig Schulungen und Beratungen zur Abgabe der Bestandsmeldung und zur Nutzung des VereinsPortals an.

CHECKLISTE: Vorzubereitende Informationen

Vereinsdaten

Aktuelle Postanschrift, offizielle E-Mail-Adresse, weitere Kommunikationsdaten des Vereins liegt vor
Freistellungsbescheid zur Bestätigung der Gemeinnützigkeit liegt vor
Infos zu Höhe des jährlichen Mindestbeitrages für Kinder-/Jugendliche und Erwachsene im Verein liegt vor

Funktionärsdaten

Wer ist als vertretungsberechtigter Vorstand im Vereinsregister eingetragen?
Dazu ggf. einen aktuellen Vereinsregisterauszug online (unter www.handelsregister.de) abrufen.
Wie ist die Vertretungsregelung in der Satzung geregelt (allein, zu zweit)?
Sind die Kontaktdaten sowie das Geburtsdatum der aktuellen Funktionsträger*innen des Vereins bekannt und seit wann sind sie in ihrem Amt tätig?

Mitgliederdaten

Sind zu allen Mitgliedern Jahrgang, Geschlecht und Sportartenzugehörigkeit(en) hinterlegt?
Hinweis: Auf Grund fehlender technischer Vorgaben seitens des DOSB kann das Geschlecht vorerst weiterhin nur in den beiden Kategorien weiblich und männlich im VereinsPortal erfasst werden. Bitte teilen Sie uns weitere Mitgliedschaften ohne Zuordnung zu einer der beiden Optionen separat (per E-Mail an: erdmann@sport-fuer-sachsen.de) mit.
Sind die passiven und fördernden Mitglieder sowohl für die A-Meldung dem Gesamtverein als auch für die B-Meldung den Abteilungen im Verein zugeordnet?
Sind die Mitgliederdaten mit allen Zu- und Abgängen zum Stichtag 01.01. auf dem aktuellen Stand?

Sportart(en)zuordnung

Haben sich die Abteilungen bzw. Sportartenzuordnungen im Verein seit der letzten Bestandsmeldung geändert?
Eine Übersicht der aktiven Mitgliedschaften des Vereins in den Landesfachverbänden finden Sie im VereinsPortal im Menü „Vereinsdaten/Fachverbandsmitgliedschaften“
Sind alle Mitglieder der Abteilung zugeordnet, deren Sportart sie betreiben?
Insofern die Abteilung Mitglied im jeweiligen Landesfachverband ist, sind auch alle Sportartbetreibenden der Abteilung in dieser Sportart zu melden.
Sind die aktuellen Sportartennummern des VereinsPortals im Vereinsverwaltungsprogramm hinterlegt, so dass ein Import der Mitgliederdaten via Austauschdatei möglich ist?
Die aktuelle Sportartenliste finden Sie hier

Exportmöglichkeiten im Vereinsverwaltungsprogramm

Die Vereinsverwaltungssoftware sollte immer auf dem aktuellen Stand und alle Updates installiert sein.
Bekomme ich eine Zusammenstellung der Mitglieder nach Jahrgängen für die A-Meldung und eine Zusammenstellung nach Abteilungen (B-Meldung)?
Eingabemöglichkeiten der Mitgliederdaten im VereinsPortal:
- händische Eingabe
- Übernahme und Anpassung von Vorjahresdaten
- Einlesen einer z.B. im Vereinsverwaltungsprogramm erstellten Austauschdatei:
  - Import einer „Geburtstagsliste mit Abt.“ (xlsx- oder csv-Datei mit den Feldern Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Abteilungsnummer). Achtung: Hinweise und eine Vorlage zur Austauschdatei finden Sie auf unserer Homepage.
  - Import einer durch ein Verwaltungsprogramm mit Unterstützung der DOSB-Schnittstelle erzeugten Datei

Zugangsdaten VereinsPortal

Zugangsdaten vergessen? Sie können dieses jederzeit über den „Kennwort vergessen“- Button auf der Login- Seite wieder zurücksetzen. Das neue Kennwort wird dann an die hinterlegte Vereins-E-Mail-Adresse gesandt.

Wichtige Informationen